Politiques des données

RGPD

Introduction :

FamilyZen a pour mission de proposer des services à des particuliers dans leurs tâches administratives, notamment le tri, la catégorisation de courriers, la gestion de courriers administratifs, le montage de dossier, la rédaction de lettres officielles et déclarations ainsi que les réponses à des sollicitations et demandes de documentation par les administrations, les organismes, les pouvoirs publics et les sociétés commerciales et de façon générale toute tâche administrative dont les particuliers pourraient avoir besoin d’assistance et qui ne rentrent pas dans des prestations encadrées par des intervenants spécialisés (experts comptables, avocats, notaires, huissiers, etc.).

Notre philosophie d’entreprise et notre mode de fonctionnement sont ancrés dans un souci de procuration de bien-être, protection et soulagement de la pression administrative que peuvent ressentir nos clients. FamilyZen et ses intervenants portent ainsi une attention particulière au respect des personnes et à la confidentialité de leurs données.

La politique de protection des données détaillée ci-dessous a pour objectif d’encadrer la conformité des traitements de données à caractère personnel et le respect des droits des personnes concernées par les services de la société FamilyZen SAS.

Les textes de référence de cette politique sont le RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) et la Loi dite ” Informatique et Libertés “. Les notions utilisées dans cette politique sont définies dans le RGPD, notamment les notions de traitement, de données personnelles et données personnelles sensibles.

Les principes fondamentaux

La finalité du traitement :

Les données à caractère personnel recueillies via le site Internet de FamilyZen, le sont dans le cadre de plusieurs traitements, ayant pour but de :

  • Répondre à des demandes de devis de la part de prospects via un formulaire
  • Répondre à d’autres demandes de contact de tout ordre via un formulaire
  • Prendre en considération des candidatures d’intervenants via un formulaire
  • Abonner des visiteurs, des prospects, clients et partenaires à notre newsletter qui est un email envoyé de façon régulière.
  • Suivre le volume et la nature de l’activité de fréquentation de notre site internet pour optimiser la pertinence de son contenu et sa présentation.
  • Suivre le fonctionnement technique du site internet via son hébergeur.

FamilyZen met en place ces traitements suivant son intérêt légitime à répondre aux demandes que les personnes nous adressent et son intérêt légitime à comprendre comment fonctionne son site internet. En ce qui concerne la newsletter, il s’agit d’une part d’une information courante des clients incorporant des conseils utiles pour gérer eux-mêmes leurs tâches administratives. D’autre part, la newsletter a un caractère commercial avec objectif de rester en contact avec des prospects, car les cycles de décision sont longs pour une personne qui est débordée, frustrée ou qui a une véritable aversion contre les documents officiels et les courriers. Notre information régulière leur permet de mieux nous connaître et d’en apprécier le sérieux de nos activités.

La consultation du site Internet, le renseignement des formulaires et la réception des communications de la part de FamilyZen sont facultatives. Les données à renseigner dans les formulaires sont obligatoires pour nous permettre de vous recontacter et d’adresser au mieux vos besoins et demandes.

La pertinence des données :

FamilyZen collecte et traite les données à caractère personnel de manière loyale et licite. Les données collectées par FamilyZen incluent les catégories suivantes :

Dans le cadre de la consultation de notre site internet :

  • Adresse IP pour les visites sur l’internet. L’adresse IP est l’adresse physique de l’ordinateur qui consulte notre site. Elle est catégorisée comme donnée personnelle bien qu’elle ne nous procure, seule, aucune information sur une personne.
  • Information démographique et géographique provenant des collectes Google Analytics que nous stockons de façon agrégée et non pas individuelle. Même si nous voulions savoir qui est la personne qui a consulté notre site internet, il nous serait impossible.

Dans le cadre de prise de contact par formulaire

  • Identité (ex : noms, prénoms, adresse, numéro de téléphone, adresse email)
  • Typologie de besoin (aversion administrative, débordement, …)
  • Commentaire que vous nous laissez sur la nature de vos besoins ou votre intérêt de prise de contact

Dans le cadre d’inscription dans la newsletter

  • Identité – nom, prénom, adresse mail
  • Origine de votre inscription

La conservation limitée des données :

FamilyZen ne conserve pas les données à caractère personnel au-delà de la durée nécessaire pour atteindre la finalité du traitement, tout en respectant les limites légales et règlementaires applicables.

Lorsque vous êtes client de FamilyZen, vos données sont conservées durant la durée du contrat, et pendant 1 an suivant la fin de la relation, sauf contraintes légales particulières ou demande de suppression avancée.

Lorsque vous êtes inscrit dans la newsletter FamilyZen, vos données sont conservées jusqu’au désabonnement, moment où les données sont supprimées. Vous pouvez à tout moment vous désabonner de la newsletter en cliquant sur la mention en bas de page de la Newsletter.

Lorsque vous êtes un candidat, nous conservons vos données pendant 2 ans dans l’attente de voir si une opportunité de collaboration se présente. Si vous devenez intervenant FamilyZen, nous conservons alors les données pendant la durée de la relation et 2 ans au-delà pour permettre des réactivations simples.

Enfin, les cookies ont une durée de validité de 13 mois.

L’accès restreint aux données :

Seuls les destinataires dûment habilités peuvent accéder, dans le cadre de la gestion des accès, aux informations nécessaires à leur activité. Seule la direction a accès à toute information. En plus de cela, seul le Marketing et le Commercial a accès aux données du site Web et la newsletter.

La sécurité :

FamilyZen détermine et met en œuvre les moyens nécessaires à la protection des traitements de données à caractère personnel pour éviter tout accès par un tiers non autorisé et prévenir tout perte, altération ou divulgation de données.

L’information et les droits des personnes : 

Préalablement à la mise en œuvre de ses traitements, FamilyZen informe les personnes concernées. L’information est réalisée via la présente politique de protection de données pour le site Internet.

Conformément aux lois et règlements en vigueur, notamment le RGPD et la Loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, introduction d’une réclamation auprès de la CNIL ; et lorsque c’est applicable : portabilité, retrait de son consentement, organisation du sort de ses données personnelles après la mort.

Pour exercer ces droits, nous vous mettons à disposition un formulaire spécial “protection de données” qui est accessible ici : contact DPO.

Afin de valider la légitimité de votre demande, vous devez obligatoirement nous contacter par l’adresse email qui a été utilisée lors du premier contact et une demande signée, accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité valide portant votre signature pourra vous être demandée. Nous vous demanderons également de nous confier des coordonnées pour vous faire parvenir une réponse.

Les transferts de données :

Des outils nous permettent de traiter vos informations et impliquent leur transfert hors-UE :

  • Société Google pour Gmail
  • Société Pair Networks pour l’hébergement du site web et le serveur de mail
  • Société Dropbox pour le stockage de données
  • Société Ogust pour le traitement de données client
  • Société Wix pour la newsletter
  • Société Microsoft, aux USA qui adhère au Privacy Shield, pour Office 365

Pour contacter notre DPO, veuillez remplir ce formulaire

CONTACT RAPIDE

01 79 73 66 76