L’accès aux documents de la copropriété (contrat d’assurance, carnet d’entretien de l’immeuble, devis, marchés de travaux en cours etc) n’est pas toujours aisé……
Depuis l’année 2015, un espace extranet, espace dématérialisé, doit être mis, par chaque Syndic professionnel , à la disposition des copropriétaires, l’objectif étant de leur permettre d’avoir accès à un grand nombre d’informations pratiques concernant l’immeuble en copropriété (données comptables, avancement des travaux, etc.).
La liste des documents à mettre en ligne, en libre accès, vient d’être fixée par décret publié le 23 mai 2019, qui entrera en vigueur le 1er juillet 2020.
La première liste concerne les documents relatifs au lot d’un copropriétaire, mis à sa seule disposition par le syndic professionnel :
- Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
- Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
- Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
- Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
La deuxième liste concerne les documents relatifs à la gestion de l’immeuble, mis à disposition par le syndic professionnel et accessible à l’ensemble des copropriétaires :
- Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
- La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
- Le carnet d’entretien de l’immeuble ;
- Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
- Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
- L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
- Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
- Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
- Le contrat de syndic en cours.
La troisième liste concerne les documents relatifs à la gestion de l’immeuble mis à disposition par le syndic professionnel et accessibles aux seuls membres du conseil syndical :
- Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
- Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
- Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
- La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967 ;
- La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.
La sanction, à défaut de transmission au Conseil Syndical, dans un délai d’un mois à compter de la demande,des documents relatifs à la Gestion de l’immeuble : pénalité de 15€ par jour de retard, imputés sur les honoraires de base du Syndic, sans plafonnement.
Sources : Village de la justice.fr, Capital.fr, Décrets du 23 mai 2019
